un team di 5 persone che facendo pugno contro pugno, formano una stella

La consapevolezza come strumento di lavoro

Quante volte ci sembra di subire ciò che succede? Percepiamo ciò che ci accade come un attacco. Reagiamo impulsivamente e ci sentiamo offesi o feriti. Sia nella vita privata che professionale. Una cosa che ho compreso sia come team manager che come coach o persona che “pratica” la mindfulness, è che la consapevolezza di ciò che fai, ciò che sei, ciò che sono le tue capacità ma anche i tuoi limiti è la migliore arma contro ciò che potrebbe ferirti. 

Pensa, ad esempio, a quando devi scrivere il CV. Di solito quello è uno degli unici momenti in cui ti fermi, rifletti e fai il resoconto delle tue competenze ed esperienze, traduci in parole concrete le tue conoscenze, fai la cernita di cosa ti è stato utile o no, cosa hai imparato, cosa sai fare meglio, cosa non fa per te, dove hai fallito e perché, quali sono stati i tuoi maggiori successi, e infine cosa vorresti per il tuo presente e per il tuo futuro. Un momento come questo spesso torna utile e necessario per esprimere la tua motivazione e (ri)metterti in gioco.

 

La consapevolezza del team

Quando gestivo i team – soprattutto quelli cross-funzionali – cercavo di introdurre regolari momenti di confronto individuali o di gruppo. In ambito aziendale, un confronto consapevole di questo tipo si fa solitamente durante la retrospettiva se si lavora a sprint o a progetti ma anche durante le performance review

In quest’ultimo caso ho notato che durante gli incontri, il valore del lavoro del team o del collaboratore non sempre aveva uno spazio per essere condiviso da entrambe le parti in modo forte e chiaro. La performance review risponde spesso a uno schema più o meno rigido dove non c’è sempre lo spazio per aprirsi perché l’evoluzione della persona si limita spesso ai criteri imposti dall’azienda. 

Una retrospettiva invece permette di fare il punto della situazione sui progetti: cosa è andato bene, come è stato gestito l’imprevisto, quali sono stati gli ostacoli e come possono essere identificati meglio per le prossime volte, cosa è stato fatto bene e congratularsi. Dopodiché si guarda alla progettazione del prossimo obiettivo. 

Entrambi i momenti e strumenti sono utili, ma nella mia esperienza mancava qualcosa. Nemmeno i colloqui individuali settimanali, quelli che in gergo aziendale si chiamano 1to1, si rivelarono essere il momento migliore per questo tipo di confronto perché lo scopo di questi incontri era di discutere del business as usual o di altre situazioni che potevano richiedere un intervento immediato. 

Mancava il momento in cui fermarsi, osservare e raccontare. Come quando ti fermi a scrivere il CV, o come quando ti fermi a meditare o a ragionare durante una sessione di coaching.

Per fare ciò, ci deve essere prima di tutto la consapevolezza per tutti i membri del team di:

  • Dove siamo nell’organigramma
  • Qual è il nostro obiettivo come team
  • Di cosa esattamente siamo responsabili
  • Chi sono i nostri clienti principali (detti anche stakeholder)
  • Quali sono le nostre priorità
  • Come il nostro lavoro si iscrive nella mission e vision aziendale

Una volta chiarito ciò che in qualche modo “definisce” il team nel contesto nel quale evolve, si passa allo step successivo, con domande ispirate dalle tecniche di coaching:

  • Cosa sappiamo far bene? (e qui ci sta tutto, anche fare ottimi cocktail durante l’happy friday o aver messo a proprio agio l’ultim* arrivat*)
  • Su cosa dobbiamo ancora migliorare?
  • Cosa ci impegniamo a fare meglio nel prossimo mese?
  • Quali best practice abbiamo imparato da questo mese?
  • Quanto siamo soddisfatti dei risultati?
  • Qual è l’umore in questo momento e cosa vogliamo farne?
  • Cosa è importante per noi in questo momento?
  • Cosa ci serve per raggiungerlo e come affronteremmo eventuali ostacoli?
  • Come ci assicuriamo di portare avanti ciò che ci siamo detti oggi? (Questa domanda serve ad evitare di entusiasmarsi subito per poi dimenticare, o al contrario di fare promesse false che poi nessuno rincorre o si impegna a fare). 

Le risposte possono essere raccolte in una mail, una board, un canale Slack dedicato, ecc.

Queste domande hanno lo scopo di creare e mantenere la consapevolezza del team sulla sua identità e capacità. Così nel momento in cui arrivano richieste anomale, emergenze, o ciò che potremmo percepire come attacchi, essere centrati su chi siamo, cosa e come lo facciamo (senza essere troppo rigidi), aiuta a non reagire in modo impulsivo. Ma essendo consapevoli di cosa siamo in grado di fare, le richieste diventeranno più gestibili e meno conflittuali.

Il conflitto nasce spesso dall’offendersi e non saper come gestire l’offesa o dal non ascoltare ciò che ci dice di utile l’emozione in quel momento. Quindi anche se una persona agisce in modo scorretto o dice cose che ci offendono (a nostro parere), sapere ciò che facciamo e ciò che valiamo aiuta a preoccuparsene di meno. Ciò non vuol dire che la prima sensazione non sia quella dell’irritazione verso la persona o la richiesta. Ma se ci prendiamo un attimo di tempo, capiremo che quell’intervallo ci è utile per rispondere nel modo più idoneo e allineato con noi stessi e con ciò di cui siamo consapevoli in quel ruolo aziendale. Questo è quello che chiamo un atteggiamento mindful. 

Mi sono resa conto che avere questi momenti, questi confronti, è molto importante per rinforzare le persone e la coesione tra di loro all’interno del team ma anche verso gli altri reparti. Così come è importante fermarsi nella vita, sia per prendersi il tempo di meditare e di ritrovarsi, oppure di fare una verifica sull’evoluzione dei propri valori.

Beh facile da raccontare così, mi dirai. Sì, in effetti è facile raccontarlo. Istituire il momento è un’altra storia, ma non impossibile. Ovviamente dipende dal contesto, dal rapporto con il team, dall’umore aziendale, dal livello di stanchezza del team nel partecipare all’ennesimo meeting… Personalmente non ho aspettato che mi venisse chiesto di fare un lavoro di questo tipo, né ho chiesto l’autorizzazione a farlo, né ho aspettato che l’umore fosse ottimale. L’ho fatto perché sentivo fosse utile, e ho visto i risultati nel livello di fiducia dei collaboratori e nel loro modo di gestire le richieste. Il miglior momento per me era all’inizio del mese dopo la retrospettiva mensile sui progetti conclusi e sui nuovi obiettivi. In questo modo si creava un ecosistema forte, coeso e più preparato agli “attacchi” esterni. Tutto grazie a questa nuova consapevolezza. 

 

La consapevolezza del singolo

Per quanto riguarda il ruolo del singolo, mi è capitato di sentirne la mancanza in prima persona. Avevo chiesto direttamente ai miei responsabili se durante le performance review si potesse instaurare un momento di dialogo più aperto in base alle mie esigenze. Non ho aspettato che fossero loro a darmi un feedback su quanto valessi, cosa sapessi fare bene e dove dovessi ancora crescere, anche se ritengo che questi feedback sono importanti, non sono totalizzanti. 

Nella maggior parte delle performance review, questa parte di auto-riflessione è presente ma non permette sempre una riflessione più profonda sulle potenzialità e necessità della persona. Per uscire dagli schemi imposti dalla “scheda da restituire” e dialogare con sincerità e intento di vera condivisione, sarebbe utile che durante il colloquio di performance review si approfondissero maggiormente gli aspetti legati all’individualità del collaboratore nella specifica attività lavorativa.

L’esercizio più utile in assoluto per me è stato (lo è tuttora anche da libera professionista) fermarsi ed aggiornare il CV ogni 6-12 mesi. Fai un colloquio onesto con te stessa/o ponendoti queste domande (lista non esaustiva):

  • Cosa ho imparato in questo periodo?
  • Che risorse ho messo in atto per riuscire a fare queste cose?
  • Cosa me lo ha impedito (risorse interne ed esterne)?
  • Quali sono le mie attuali competenze?
  • Cosa voglio raggiungere in questo momento?
  • Cosa posso fare per ottenerlo?
  • Cosa mi manca
  • Come posso ovviare a questa mancanza?
  • Chi o cosa mi può aiutare?
  • Quale prossimo passo posso fare?
  • Quanto ho voglia di impegnarmi da 1 a 10?

 

Avere questi momenti dove ti fermi e ragioni, aiuta a renderti consapevole delle tue risorse e capacità come singolo professionista o membro di un team. Fermarsi per ragionare in questo modo e non partendo con il solito pilota automatico, aiuta a gestire meglio e subire di meno ciò che succede e reagire meno impulsivamente a ciò che percepiamo come attacchi od offese. 

 

Se ti incuriosisce saperne di più su come si mappano le competenze per esprimerti al meglio sul tuo CV puoi leggere questo articolo.